業務支援とは？実施の目的や流れについて解説

営業担当者の負担を和らげ、効率を高めるためには業務支援が重要です。

当記事では、業務支援の概要や実施の目的、流れなどについて解説します。業務支援に力を入れたい人は参考にしてください。

業務支援とは

業務支援とは、担当者がコア業務に集中できるよう別の人員が特定の業務を代行・支援することです。特に、営業担当者の業務をサポートする意味合いで多く行われる傾向にあります。

営業担当者の業務をサポートする場合は、売上向上のために具体的な目的を設定し、支援を実施することが重要です。

業務支援を実施する目的

ここでは、営業担当者に対して業務支援を実施する目的について解説します。

売上を伸ばすため

業務支援を実施する目的の1つは、会社の売上を伸ばすためです。営業担当者の支援をすることで、顧客との関係性強化や新規顧客開拓、既存顧客のリピート率を高めるなどの効果が期待できます。

たとえば、既存顧客に対するフォローや最新の市場情報の収集、競合分析、顧客ニーズの把握による製品・サービスの改善などを実施します。これにより、効果的な営業戦略を立案し、高い売上を実現できるでしょう。

営業効率を高めるため

業務支援を実施する目的の1つは、営業効率を高めるためです。支援を行うことで、営業担当者は営業活動に必要な時間やリソースを確保しやすくなります。

また、顧客との関係性構築や売り込みに長けているなど営業担当者としては優秀であったとしても、見積もり作成などの事務作業は苦手という人もいます。その場合は、分業によって業務効率をアップできるでしょう。

営業担当者の負担を和らげるため

業務支援を実施する目的の1つは、営業担当者の負担を和らげるためです。

営業担当者にはノルマが課せられていることが多い傾向です。前述した営業効率が高まる効果に加え、純粋な営業活動以外の業務にあてる時間が減ることで、気持ちの面でも営業に集中できる環境が整います。負担が減れば、モチベーションもアップする効果が期待できます。

業務支援を実施する際のポイント

ここでは、業務支援を実施する際のポイントについて解説します。

情報共有を徹底する

業務支援を実施する際のポイントは、情報共有を徹底することです。

支援を成功させるためには、チーム内などで情報を共有する意識が欠かせません。営業に必要な情報を共有・把握することで、個人の営業活動の効率を伸ばせます。また、情報を共有することで、属人化を防げます。加えて、共有した情報をいつでも振り返られる仕組みを整えることも重要です。

インサイドセールスに力を入れる

業務支援を実施する際には、インサイドセールスに力を入れましょう。インサイドセールスとは、非対面の手段で顧客へアプローチをし、成約につなげる手法を指す言葉です。内勤の従業員が業務支援の一環として、営業担当者のサポートとして実施します。たとえば、電話やメール・チャットなどの手段を用いて顧客とのコミュニケーションを取ります。

リソースが足りない場合には代行サービスを活用する

業務支援を実施したくても、社内で割けるリソースがない場合があります。そのような場合は、代行サービスを活用するのも1つの方法です。代行サービスを利用すれば、システムへの入力や見積書作成、スケジュール調整などの業務を外注できます。

代行サービスは、社内リソースが十分でない場合だけでなく、人件費に十分な予算を割けない場合におすすめです。事務作業だけではなく、テレアポ代行や商談代行にも対応しています。

業務支援を実施する流れ

ここでは、業務支援を実施する流れについて解説します。

業務プロセスを可視化する

業務支援を実施する際には、まず業務プロセスを可視化しましょう。どのような業務が行われているのかを把握できなければ、具体的な支援策を立てることが難しくなります。可視化をするには、最初に行われている業務を要素ごとに分解します。分解したうえで、無駄が生じているなど具体的な課題を洗い出しましょう。

課題の原因を明確にする

課題を洗い出したら、課題が起こっている原因を見つける作業に移ります。関係者へのヒアリングなどを通して、現場での具体的な問題点を明確にしていきます。複数の要因が重なって課題が生まれている場合もあるため、漏れがないよう原因を突き止めましょう。

課題の解決方法を検討する

課題を突き止めたら、課題を解決するための方法を検討しましょう。解決の方法を複数出しつつ、最もふさわしい手段を見極める作業が必要です。たとえば、資料作成に時間がかかっている場合は、作成のためのフォーマットを用意するなどの解決手段が考えられます。

業務支援を実施する際の注意点

ここでは、業務支援を実施する際の注意点について解説します。

現場と協力しながら進める

業務支援を実施する際には、営業担当者など現場の人員と協力しながら取り組みを進めましょう。まずは現場に対し、支援活動の導入によって何が実現できるのかを明確に伝えることが大切です。現場の理解と協力を得なければ、業務支援の効果が十分に発揮されません。また、目的がわからないまま取り組みを進めても現場が混乱するだけの結果に終わってしまいます。

担当者の負担を配慮する

業務支援に取り組む目的は、担当者の負担軽減にあります。仕組みの導入やツールの活用によって、結果的に担当者の工数が増えないように配慮しましょう。

現状を把握したうえで、各施策に優先順位をつけて施策を進めることをおすすめします。

システムの導入もおすすめ

業務支援をスムーズに進めるためには、システムの導入もおすすめです。システムを活用すれば業務効率化が図られ、営業担当者も業務支援担当者も負担が軽くなります。

具体的なシステムの例としては、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）などが挙げられます。これらのシステムは支援に特化した機能を備えているため、Excelなどによる管理よりも効率的に進められるでしょう。

代表的な業務支援システム

ここでは、代表的な業務支援システムを紹介します。

SFA

代表的な業務支援システムの1つは、SFAです。SFAは営業活動の支援に特化したITツールであり、営業活動に関わる情報全般をデータ化して、蓄積・分析する機能などを持っています。ほかにも、顧客管理機能や案件管理機能が備わっています。各情報をSFAに集約することで、必要な情報を即座に確認できるようになるでしょう。

CRM

顧客情報の管理に特化したツールとしては、CRMが挙げられます。CRMは、自社と顧客とのやりとりを集約し、良好な関係性を構築するためのツールです。

CRMは顧客情報を管理するだけではなく、ワークフロー機能や問い合わせ管理機能も備えています。顧客ニーズの変化に対応しつつ、顧客満足度を高めるためにも重要なツールといえるでしょう。

MA

マーケティング活動を自動化するためのツールであるMA（マーケティングオートメーション）も、業務支援システムとして活用されています。

MAは、マーケティング担当者が行うべきさまざまな活動を効率化し、仕組化してくれます。管理やスコアリング、分析レポートなどさまざまな機能が備わっているため、業務を効率的に行いつつ確実に成果を挙げたい場合に向いています。

まとめ

会社の業績をより伸ばしていきたいなら、業務支援をどのように行うかについて検討を進めましょう。業務支援を実施することで、営業担当者の負担が大きく和らぎます。

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