オンサイトサポートとは？メリットや利用する流れについて解説

自社のシステムを保守する際には、オンサイトサポートの活用が効果的です。当記事では、オンサイトサポートの概要や活用するメリットなどについて解説します。オンサイトサポートを受けることを検討している人は参考にしてください。

オンサイトサポートとは

オンサイトサポートとは、保守サービスの一種です。このサービスでは、作業員が現場に出向いて直接対応をします。具体的には、機器やシステムの不具合が発生した際に状況を業者に伝え、その情報を基に作業員が現地で修理やトラブルシューティングを行います。

オンサイトとは

オンサイトとは、現場という意味の英語「on-site」が元となった言葉です。「現地で」や「現場の」を意図する際に用いられます。オンサイトという言葉は、主にITの現場で使われます。

オンサイトとオフサイトの違い

オフサイトは「現地から離れた場所」や「遠隔地」を指す言葉です。オフサイトサポートは、遠隔地から電話やメールなどによってサポートを行います。この点が、現地で直接サポートを行うオンサイトとの違いです。

オフサイトでは、問題が起きている現場に立ち会うことはできないため、専門性が高いスタッフでなければ対応が難しい点が特徴です。

オンサイトサポートはIT系アウトソーシングの一種

オンサイトサポートは、IT系アウトソーシングのサービスの一貫です。アウトソーシングをすれば、人材育成の手間がかからない、コスト削減を図れる、などのメリットが得られます。

IT系アウトソーシングの種類

IT系アウトソーシングの種類は、以下のとおりです。

• フルアウトソーシング：企業のIT業務全般を外部の専門業者に委託する形式
• 運用アウトソーシング：既存のシステムやITインフラの運用・保守のみ、外部業者に委託する形式
• ホスティング：サーバーやネットワーク機器を外部で管理・運用する形式
• ハウジング：自社所有のサーバーや機器を外も預け、運用する形式

オンサイトサポートの業務範囲

ここでは、オンサイトサポートの業務範囲について解説します。

保守サービスの場合

オンサイトサポートの保守サービスでは、障害が発生した際に迅速に対応し、問題を解決する業務を行います。

また、障害を未然に防ぐための、定期的な機器・システムの点検も業務の1つです。これにより、システムの安定稼働が確保され、トラブルの発生を抑えられます。

運用サービスの場合

オンサイトサポートでは、保守だけではなく、業務の運用も代わりに行うことがあります。システムなどの運用を代行し、日々の業務をスムーズに進行させることが主な役割です。運用サポートは、必要に応じて訪問または常駐で行われます。

オンサイトサポートのメリット

ここでは、オンサイトサポートを活用するメリットについて解説します。

コストを削減できる

オンサイトサポートのメリットは、コストを削減できる点です。具体的には、社内のIT業務に関する人件コストや設備の調達コストなどを削減できます。また、オンサイトサポートを活用すれば人件費を抑えつつ、プロのサポートを受けられる体制が整います。複雑なトラブルの発生時や緊急時にも、適切な対応を取ってくれるでしょう。

業務効率化を図れる

オンサイトサポートのメリットは、業務効率化を図れる点です。専門知識を持つプロに対応を任せられるため、自社の従業員はコア業務に集中できるようになるでしょう。結果的に、業務効率がアップします。また、遠隔地からのサポートと比べると物理的な距離がないため、コミュニケーションが円滑に進む点もメリットです。

リスクを減らせる

オンサイトサポートのメリットは、システム運用などに関するリスクを減らせる点です。プロに任せることで、障害などIT関連のトラブル発生のリスクを抑えられるでしょう。また、オンサイトサポートであれば、自社のセキュリティ上で業務を委託できます。そのため、情報漏洩のリスクを軽減可能です。

オンサイトサポートのデメリット

ここでは、オンサイトサポートを活用するデメリットについて解説します。

セキュリティ面に配慮しなければならない

オンサイトサポートを活用するデメリットは、セキュリティ面に配慮しなければならない点です。外部の人間を社内に入れるため、セキュリティに十分配慮する必要があります。

とはいえ、ある程度の情報漏えいリスクは考慮しなければなりません。少しでもリスクを抑えられるよう、入館手続きや身分証明書の提示などリスクに備える対策を取りましょう。

契約内容の検討が必要

オンサイトサポートを活用するデメリットは、契約内容の検討に一定の時間をかけなければならない点です。

運用体制を万全にする、できる限りコストを抑えるなど、契約内容についてはさまざまな観点から十分な検討が必要です。スポットで依頼をする、年間契約をするなど、状況に応じて手段を選ぶとよいでしょう。また、業者の精査も慎重に行わなければなりません。

オンサイトサポートを利用する流れ

ここでは、オンサイトサポートを利用する流れを2パターン解説します。

トラブル発生時にオンサイトサポートを依頼する

トラブル発生時にオンサイトサポートを依頼する際の流れは、以下のとおりです。

• サポートセンターや窓口などに連絡：トラブルや故障が発生したら、サポートセンターや窓口などに連絡する
• 修理の作業日程を相談：トラブルの内容や状況を詳しく伝えたうえで、修理の作業日程を決める
• 作業員へ作業依頼：日程が確定したら、サポートセンターの担当者から作業員に作業依頼が出される
• 復旧作業：決めた日時に作業員が現地に訪れ、トラブル対応や復旧作業を行う

オンサイトサポートの業務委託をする

オンサイトサポートの業務委託をする際の流れは、以下のとおりです。

• ヒアリング：業務委託先の企業から依頼したい内容のヒアリングを受ける
• 提案：ヒアリング内容をもとに、委託先から具体的なプランの提案を受ける。すり合わせのうえ、依頼内容を決定する
• 運用設計とテスト：具体的な作業手順や対応方法など、実際の運用に向けた設計とテストを行う
• 運用開始：運用設計とテストが完了したら、正式にオンサイトサポートの運用を開始する

オンサイトサポートを利用する際の注意点

ここでは、オンサイトサポートを利用する際の注意点について解説します。

依頼先を十分に精査する

オンサイトサポートを利用する際の注意点は、依頼先を十分に精査することです。依頼できる候補先は数多くありますが、自社の問題を解決してくれるオンサイトサポートを選定するとよいでしょう。そのためにも、候補先のホームページで実績やサービス内容を確認することをおすすめします。また、自社の課題を洗い出したうえで依頼することも重要です。

既存業務への影響を考慮する

オンサイトサポートを利用する際には、既存業務への影響を考慮しましょう。自社従業員の対応が増えてしまうなど、既存業務が大きく影響を受けると依頼するメリットが少なくなります。そのため、自社の業務を確認し、影響の少ないサービスを選ぶことをおすすめします。また、あらかじめ起こり得るトラブルを想定しておくと、依頼先に対してのフォローがしやすくなるでしょう。

サポート体制を確認する

オンサイトサポートを利用する際には、サポート体制を十分に確認しましょう。具体的には、24時間365日サポートをしてくれるのか、費用はどの程度かかるのか、などの項目を確認しておくと安心して検討を進められます。トラブルの際などにも、柔軟に対応してくれるオンサイトサポートがおすすめです。

まとめ

オンサイトサポートの利用を検討する際には、メリットや依頼時の流れについて十分に理解を深めておきましょう。自社にとってメリットが大きいようであれば、業務効率化のためにもぜひ利用してみてはいかがでしょうか。

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