PMOとPMの違いとは？業務や役割、スキルの違いや導入メリット・注意点を解説

近年では、DX化が進むにつれて顧客のITに対するニーズが増加していることから、PMOが注目を浴びています。本記事では、PMOの役割やスキル、PMO導入が必要なケースを紹介します。また、PMO導入時の注意点、PMとPMOの違いについてもわかりやすく解説するため、ぜひ参考にしてみてください。

PM・PMOとは

まずは、PM・PMOそれぞれの概要について解説します。

PM（プロジェクトマネージャー）とは

PMとは、プロジェクトマネージャーのことです。目的設定やチーム結成・管理などの企画や運営に加えて、成果物の品質や納期などを管理し、プロジェクトの総責任者として全体の指揮を執ります。

PMは、プロジェクトをスムーズに進行させ、成果を挙げるために不可欠な存在です。プロジェクトのリーダーとして、正確かつスピーディに意思決定する必要があります。

PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とは

PMOとは、プロジェクトマネジメントオフィスのことであり、プロジェクトマネジメントを支援する組織です。主に、プロジェクトの管理を横断的に支援する事務局や構造システムを指します。専任の部署として設置するケースや、外部の専門会社へPMO業務を委託するケースがあります。

PMOの3つの役割

次に、PMOの3つの役割について解説します。

PMOアドミニストレータ

PMOアドミニストレータとは、PMO事務とも呼ばれ、プロジェクトを円滑に進めるため、主として事務作業や管理業務を担います。PMOアドミニストレータが事務・管理業務を行うことで、PMの業務負担の軽減が期待できます。

PMOエキスパート

PMOエキスパートは、プロジェクト環境の整備やルールの策定、分析、ツールの検討、人材開発などを担当します。品質のバラつきをなくし、標準化することを目的としており、品質管理部門のような役割も担っていることが特徴です。

PMOマネージャー

PMOマネージャーとは、PMO組織の責任者として、PMOメンバーの業務がスムーズに進むように全体を管理します。

具体的な業務内容は、PMOメンバーの組織戦略や計画、勤怠管理、教育などです。PMO組織が複数ある、またはメンバー数が多い場合に必要とされます。

PMとPMOの業務の違い

PMとPMOでは、対応する業務内容が異なります。ここでは、それぞれの業務の特徴について解説します。

PMの業務

プロジェクトの企画・計画立案から最終段階まで関わり、プロジェクト期間内の有期性のある直接作業をメインとしています。

具体的には、プロジェクトの目的設定、チーム結成、全体の進行管理、問題発生時の対応などが挙げられます。また、プロジェクトで出た課題・問題を共有し、報告書にまとめて社内に共有することも、PMの役割です。

PMOの業務

プロジェクト期間の前後も含めた、定常的な間接作業をメインとしています。プロジェクトごとに設置されるPMOもあれば、恒久的な部門として常設しているケースもあります。

PMとPMOに求められるスキルの違い

PMとPMOでは、それぞれで求められるスキルが異なります。PMとPMOに求められるスキルを解説します。

PMに求められるスキル

PMに求められるスキルは、次のとおりです。

• 進捗管理
• コミュニケーション
• 問題解決
• 技術力・知識
• コストマネジメント
• セルフプロモーション

全体を管理する立場として、技術力・知識はもちろんですが、進捗管理能力や問題解決能力、コミュニケーション能力が必要とされます、また、プロジェクトがよりスムーズに進行できるように、コストマネジメントスキルやセルフプロモーションスキルも求められます。

PMOに求められるスキル

PMOに求められるスキルは、次のとおりです。

• コミュニケーション
• タイムマネジメント能力
• 調整力
• 文書作成スキル
• PMと同程度の知識

PMをサポートするためには、PMと同程度の知識が必要と考えられています。また、業務をサポートするうえで、タイムマネジメント能力、調整力、文書作成スキルが必要不可欠です。

さらに、PMとのやり取りやプロジェクト間の調整などを行うため、円滑に進めるためのコミュニケーション能力も重要です。

PMOの導入が必要な理由

PMOの導入が欠かせないとされている理由を解説します。

プロジェクトのスムーズな進行のため

PMO導入の主な理由として、プロジェクトのスムーズな進行が挙げられます。大規模プロジェクトは、業務内容が多岐にわたるため、PMが全行程に目を配り続けることが困難です。そこで、PMOが補完することによって、プロジェクトのスムーズな進行が期待できます。

今までPM個人の能力に頼っていたプロジェクトマネジメントを、PMOとして組織的にサポートすることで、より効率的かつスムーズなプロジェクト進行を実現します。

PMOを導入するメリット

PMOを導入することによって、立場ごとに異なったメリットが得られます。

企業側のメリット

PMOを導入することで、現場とPM、企業間をつなぎながら、客観的な視点で支援し、PMの意思決定をサポートできます。これにより、現状を客観的に分析でき、進捗状況の「見える化」が可能です。

プロジェクト現場でのメリット

PMOが現場を手伝うことで、PMやメンバーがメインの業務に集中できるといったメリットがあります。

とくに、大規模プロジェクトになると、PMだけでは対応が難しいため、PMOのサポートが必要です。PMOを導入することで、PMがプロジェクトマネジメントに追われることなく、迅速で的確な意思決定ができるようになります。

PMOの3つのアプローチタイプ

PMOのアプローチタイプには、支援型・コントロール型・指揮型の3つがあります。

支援型（助言型）

PMの支援依頼に対し、適切な助言、または具体的な支援を実施します。PMOは支援ポジションであり、プロジェクトの意思決定者はあくまでもPMです。

コントロール型（管理型）

プロジェクト情報を収集し、情報管理とプロジェクト情報に問題がある場合には改善を求め、改善までの状況管理を実施します。

コントロール型の場合、統括や管理をすることによってプロジェクトを円滑に回すことが、PMOの主な目的です。統括責任者はPMになるため、PMが果たすべき役割は明確に切り分けなければなりません。

指揮型

問題発生時にPMOが直接プロジェクトに介入し、PMOが実質的な司令塔となってPMやメンバーを指揮します。

プロジェクト内で重大な問題が発生しているといったケースで、問題解決までの短期間のみに行われるアプローチ方法です。また、若手PMの育成目的で導入するケースもあります。

PMO導入時の注意点

PMO導入によって多くのメリットが得られますが、一方でいくつかの注意点があります。

PMとPMOの役割に注意

PMO導入によって、PMがPMOに依存してしまう恐れがあることを考慮しましょう。PMとPMOの関係性がプロジェクト成否のカギを握っています。もしPMとPMOで意見の対立が生じてしまうと、軋轢の原因にもなり得ます。PMとPMOの役割を明確にし、最終的な意思決定はPMが行うことを徹底しましょう。

現場やメンバーが萎縮しないようにする

PMOには、プロジェクト経験が豊富な人材が就くことが多いため、PMや現場のメンバーが必要以上に萎縮してしまうケースがあります。PMO導入前には、PMOの役割や導入の意図を説明し、メンバーが働きやすい環境を整えておくことが重要です。

PMの関連資格

ここでは、PM関連資格であるプロジェクトマネージャ試験について解説します。

プロジェクトマネージャ試験

プロジェクトマネージャ試験とは、情報処理技術者試験のなかでも、最高難度の「スキルレベル4」に相当する国家試験です。システム開発プロジェクトの責任者として、企画立案やメンバー・コスト管理、進捗状況の確認、リスクヘッジ能力が問われます。

PMOの関連資格

ここでは、PMO関連の資格について解説します。

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格

一般社団法人日本PMO協会が運営する資格であり、新人PMOの入門資格としてキャリア形成に役立つ資格です。プロジェクトの現場業務で必要とされる、基本的な知識と技術を習得していることを証明できます。2年ごとに更新が必要なため、最新のプロジェクトマネジメント知識を保有していることの証明にもなります。

PMOスペシャリスト認定資格

一般社団法人日本PMO協会が資格認定する資格で、プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格の上位資格です。PMOの役割や具体的な事例、導入プロセスなどの知識といった実践に近い知識が問われます。2年ごとの更新時には、セミナーや講座への参加が必要です。

PMOはアウトソースがおすすめ

PMOは、プロジェクトマネジメントの知識と豊富な経験が必要です。アウトソースは、客観的な視点を持ち込むのに有効な手段でもあるため、PMOを社外の専門知識に依頼するケースも増えています。PM育成支援といったPMサポートも外部委託が可能なため、アウトソースの活用がおすすめです。

まとめ

PMOを導入することによって、主にPMの負担を軽減し、プロジェクトを円滑に進行できます。ただし、PMOへの依存やプロジェクト環境の悪化などが懸念されるため、ニーズにあったアプローチ方法や環境の構築が必要です。

また、プロジェクトマネジメントに対する豊富な知識・経験が必要なため、アウトソースを利用するケースも少なくありません。

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