プロジェクトにおけるチームの役割とは？問題点や成功に向けたポイントを解説

プロジェクトを遂行するうえでは、明確な役割を決めたチームを立ち上げることが重要です。本記事では、プロジェクトを結成する際に立ち上げられるプロジェクトチームの役割について解説します。役割分担におけるポイントや注意点も合わせて解説するため、参考にしてみてください。

プロジェクトチームとは

ここでは、プロジェクトチームの役割や立ち上げられる理由について解説します。

プロジェクト課題遂行のための臨時組織

プロジェクトチームとは、一定期間内に課題解決に向けて特別に結成される臨時組織を指す言葉です。

プロジェクトチームは部門を問わず横断的に編成され、目的を達成することで解散します。専門的人材で構成されるため、課題解決力の高い組織となる点が特徴です。

プロジェクトチームが立ち上がる理由

プロジェクトチームが立ち上げられる理由は、固定の組織では対応できない事象や都度変化する目的に対応するためです。

プロジェクトチームは、通常業務に加えて、ビジネスの成長・変革を促進するために活動します。より柔軟に動く必要がある状況で活躍する組織がプロジェクトチームであると覚えておきましょう。

プロジェクトチームの役割

ここでは、プロジェクトチームにおいて各メンバーが担う役割について解説します。

プロジェクトオーナー

プロジェクトオーナーの役割は、プロジェクトの実施を経営的な視点で判断・決断することです。プロジェクトの発注者として、明確なビジョンのもとで計画を立案し、組織戦略に基づいて全体の管理を行います。

もし外部（社外）からプロジェクトを発注された場合は、プロジェクトオーナーは外部の人員が割り当てられます。

プロジェクトマネージャー（PM）

プロジェクトマネージャーの役割は、プロジェクト全体の進行管理です。具体的には、プロジェクトの中心的存在として。進捗状況の確認やコスト、スケジュール、品質、人員、リスクなどの管理を行います。

プロジェクトオーナーや経営者に進捗状況を報告する役割であるため、進捗状況を正しく把握できる高い専門性とスキルが求められます。

プロジェクトリーダー（PL）

プロジェクトリーダーは、現場レベルでのリーダーとしてプロジェクトの進行と管理する役割を持ちます。主な業務は、プロジェクトメンバーへの仕事の割り振りやサポートです。細かな変化や問題を素早く察知する能力をはじめ、チームをまとめるスキルが求められます。

プロジェクトチームメンバー

プロジェクトチームにおいては、実務を遂行するメンバーや作業者の存在が不可欠です。

プロジェクトメンバーには、プロジェクトに必要なスキルや専門知識、目標達成に向けて割り振られたタスクを実行できる能力が求められます。そのため、プロジェクトの全体像を理解しつつ、周囲と協力しながら自分がすべきことを確実に実行できるメンバーが集められます。

プロジェクトチームを立ち上げる手順

ここでは、プロジェクトチームを立ち上げる手順について解説します。

目標の設定・計画の立案

プロジェクトチームを立ち上げる際には、プロジェクトマネージャーがチームの目標や意義を設定し、作業計画を立てます。決めるべき具体的な内容は、下記のとおりです。

• プロジェクトの成功基準
• 期間と予算
• 資金や物資
• リスクの想定

など

プロジェクトチームの体制図作り

次に、プロジェクトチームの体制図の作成をします。この段階では、プロジェクトマネージャーが調達すべき人材と必要な人数を示したプロジェクトチームの体制図を作成し、指揮系統と各々がやるべきことを定義します。

体制図作りは、チーム全員がやるべきことへの認識を統一し、作業をスムーズにスタートさせるためには欠かせません。

タスクの割り振り・実行

プロジェクトチームが業務を始められる段階に入ったら、タスクを各メンバーに割り振り、それぞれの役割を遂行してもらいます。

プロジェクトは全メンバーでスケジュールに沿って進めていくため、すべての作業内容をメンバー間で共有できるようにしておきましょう。トラブル時にも円滑に協力し合える協力関係を構築しておくことが大切です。

プロジェクト進行上で起こりやすい注意点

ここでは、プロジェクトを進行するうえで起こりやすい問題点について解説します。

ゴールや目的が曖昧

プロジェクトの進行前あるいは進行中には、プロジェクトのゴールや目的が曖昧になるケースが少なからずあります。

共通認識として持つべきゴールや目的が曖昧であると、メンバーのモチベーションが低下する、優先順位の高いタスクが判断ができないといった問題が発生してしまいます。この問題を防ぐためにも、ゴールや目的を明確に定め、プロジェクト開始前にメンバーに共有しておきましょう。

役割分担が明確ではない

プロジェクトにおけるメンバーの役割分担が明確でないケースもあります。

役割が曖昧なままでは、メンバーの稼働状況が把握できず、状況に応じた必要な対策を打てません。それだけではなく、報告・連絡・相談が遅延する、責任が曖昧になるなど、マネジメントに影響が出てしまう恐れもあるでしょう。

役割分担を理解することで、メンバーが自分の作業範囲に集中してタスクをこなすことができ、作業の重複を防止しながら複数のタスクを同時に進行できます。結果として、プロジェクト全体の生産性が向上するでしょう。

さらに、役割分担によって、メンバーが責任感を持って作業に取り組めるようになります。これにより、メンバーが達成感を得られ、モチベーションの向上にもつながります。

プロジェクトの役割分担で成功するポイント

ここでは、プロジェクトの役割分担を行う際のポイントについて解説します。

自分の役割を認識させる

プロジェクトの役割分担を行う際には、メンバーに自分の役割を認識させましょう。

役割の重要性をしっかりと説明して認識させることで、メンバーが当事者意識を持ち、プロジェクトの目標に対して責任を持つようになります。役割の重要性が認識できていないと、仕事の怠慢につながることもあります。

自分の役割を認識させる方法としては、定期ミーティングで仕事の成果を報告させるとよいでしょう。自分の役割が必要とされていると理解してもらいやすくなります。

プロジェクトマネージャーとプロジェクトリーダーの役割を理解する

プロジェクトマネージャーとプロジェクトリーダーの役割を理解し、明確に分けることも重要なポイントです。

プロジェクトマネージャーとプロジェクトリーダーは、それぞれの役割を混同してしまうケースが少なくありません。それぞれの役割を理解していない場合は、同じ仕事を重複して行ったり、伝達ミスや指示ミスなどプロジェクトの混乱につながったりする恐れもあるでしょう。

両者の違いは、下記の点であることを押さえておきましょう。

• プロジェクトマネージャー：プロジェクト全体に関わるマネジメント
• プロジェクトリーダー：プロジェクト内のチームをまとめる

人材不足は外部委託で解消

もしプロジェクト内で必要な人員が足りない場合は、外部委託で人員を確保することも検討しましょう。

役割に対応できる人材を派遣してもらえば、人材の採用や教育コストが削減できます。さらに、派遣者されてきた人材が持っている豊富な経験から、プロジェクトに役立つノウハウを得られる可能性もあります。

まとめ

プロジェクトを立ち上げる場合には、各メンバーの役割を明確にしておきましょう。それぞれの役割がしっかり定まっていることで、プロジェクトの成功率がより高くなります。

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