電話面談を実施する際の注意点は？必要な準備についても解説

応募者（採用候補者）とコミュニケーションを取る手段として、電話面談があります。互いに有意義な時間にするためにも、電話面談を実施する際にはあらかじめ流れや注意点を押さえておきましょう。当記事では、電話面電のメリットやデメリット、流れ、注意点について解説します。電話面談の実施を検討している人は参考にしてください。

電話面談とは

電話面談とは、企業の採用活動に携わる人と企業への応募者が電話を用いて行う面談のことです。比較的カジュアルな形式の面接で、対面よりも話しやすいことが特徴として挙げられます。メールだけでは伝えきれない情報や人柄などを把握する際に実施されます。

オンライン面接との違い

オンライン面接では、互いに表情や身振り、資料などの視覚情報を伝えられます。一方、電話面談は、言葉でのコミュニケーションのみでしか情報を伝える術がありません。そのため、相手の反応を確認しにくい点がオンライン面接との違いです。

電話面談を実施するケース

電話面談を実施するケースは、下記のとおりです。

• 対面による面談が難しい場合
• 遠方に住んでいて移動が簡単ではない場合

など

電話面談はさまざまな事情によって、直接話すことが難しい場合に用いられます。

電話面談が増えている背景

電話面談はもともと、転職希望者が転職エージェントに登録する際に行われていました。つまり、採用活動の前段階で採用されていた方法です。

しかし、新型コロナウイルス感染症が拡大した影響によって、各企業は採用時に対面での面談を行うことが難しくなりました。そのため、採用活動の一環として導入するケースも増えてきています。

電話面談を実施するメリット

ここでは、電話面談を実施するメリットについて解説します。

スケジュールの調整がしやすい

電話面談を実施するメリットは、スケジュールの調整がしやすい点です。

電話面談は、対面による面談よりも時間や場所を自由に選択できます。そのため、応募者と面接者の双方ともスケジュールの調整がしやすいでしょう。本業の都合でスケジュールの調整が難しい人からも応募してもらいやすくなるというメリットもあります。

対面による面談が難しい場合も実施できる

対面による面談が難しい場合も実施できることも、電話面談のメリットです。

電話面談なら、遠方に住んでいる人や、感染症の影響や家庭の事情で外出をためらっている人でも面談を実施しやすいでしょう。そのため、電話面談の方が、柔軟に対応してもらえる傾向があります。

電話面談を実施するデメリット

ここでは、電話面談を実施するデメリットについて解説します。

相手の人柄が伝わりづらい

電話面談を実施するデメリットは、相手の人柄が伝わりづらい点です。

電話のみのコミュニケーションだと、人柄を知るための手段が声の情報に限られてしまいます。そのため、相手の人柄や特性がわかりづらいでしょう。応募者が持っている仕事に対する想いや、転職に対する意欲の度合いなども伝わりにくくなります。

ミスコミュニケーションが起こりやすい

ミスコミュニケーションが起こりやすい点も、電話面談において注意したいデメリットといえます。

電話面接はコミュニケーションの手段が音声しかないため、対面に比べて相手の反応を感じ取りにくいでしょう。また、相手の発言を聞き違うといったミスコミュニケーションも起こりやすくなります。

対策として、「もし聴き取れなかった場合には、もう一度繰り返すよう促してほしい」とあらかじめ伝えておくとよいでしょう。

電話面談を実施する前に準備すべきこと

ここでは、電話面談を実施する前に準備すべきことについて解説します。

事前に面談日時を決めておく

電話面談を実施する前には、あらかじめ面談日時を明確に決めておきましょう。応募者は、いつでも好きなタイミングで電話に出られる状況とは限りません。仕事をしている、急ぎの用事を済ませているなど、さまざまな状況があります。確実に面談を行うためにも、互いの都合にあわせた日時に実施するよう調整しておきましょう。

面談内容を共有しておく

電話面談は限られた時間で行うため、あらかじめ話す内容を共有しておくとスムーズに進みます。とくに、応募者が答えやすくなるよう事前に質問を伝えておくとよいでしょう。面談内容の共有は、応募者がスキルや職歴の棚卸をしておくためにも有効な措置です。

電波状況を確認しておく

電話面談を実施する前には、電話する場所の電波状況を確認しておきましょう。電波の悪い環境では、面談自体が成り立たなくなる恐れがあります。互いによい印象も残りにくくなるため、面談前に電波の状況を確認しておくとよいでしょう。

また、マイクやイヤホンのトラブルが多く起こりがちであるため、事前に不具合がないかチェックしておくことも大切です。

電話面談の流れ

ここでは、電話面談の流れについて解説します。

架電・あいさつ

電話面談の当日は、応募者と約束した時間に架電をしましょう。無事に相手と電話がつながったら、自己紹介と応募をしてくれたお礼を伝えます。

自社の紹介

あいさつが終わったら、自社の基本情報を説明します。会社概要や行っている事業などについて、あらためて口頭で伝えましょう。その後、応募者の職種と仕事内容についても紹介します。

応募者のヒアリング

自社の紹介が終わったら、応募者のヒアリングを行います。志望動機や経歴、転職したい理由、転職の希望時期、希望条件などを聞きましょう。

ヒアリングによって、自社とミスマッチがないかどうかを確認可能です。しかし、あくまでも面談であるため、面接ほど詳しく情報を聞く必要はありません。

質疑応答

ヒアリングの後は、質疑応答に移ります。これまでの電話面談を通して生まれた応募者からの質問を聞き、回答しましょう。

質問を受けたら、応募者の疑問を解消できるよう丁寧に答えることをおすすめします。その場で回答できない質問については、後で答える旨をしっかりと伝えましょう。

今後の流れの説明

質疑応答が終わったら、今後の選考の流れを説明します。選考にあたって必要な提出書類についても一緒に伝えるとよいでしょう。この段階で、今後の選考に参加する意思があるかどうかを確認することも重要です。

お礼・終話

今後の流れの説明と意思確認の後は、改めて疑問点や不明点がないか確認します。最後は、電話面談への参加に対するお礼を伝えましょう。電話を切るまで丁寧にコミュニケーションを取ることで、応募者の心象がよくなります。

電話面談での質問例

電話面談での質問例は、下記のとおりです。

• 自分をどんな人だと思いますか？
• この職種（仕事）に応募した理由はなんですか？
• 当社で働きたいと思う理由はなんですか？
• 何にやりがいを感じますか？
• これまでの経歴を教えてください
• 今後どのようなキャリアを積んでいきたいですか？

限られた時間を有効に使うためにも、自社の採用活動に適した質問を精査しておきましょう。

電話面談を実施する際の注意点

ここでは、電話面談を実施する際の注意点について解説します。

静かな環境で行う

電話面談を実施する際には、静かな環境で行いましょう。

通話中に声が騒音で遮られるようなことがあると、電話面談が進めにくくなります。互いに落ちついてコミュニケーションを取るためにも、周囲の雑音が入りにくい場所で実施するとよいでしょう。

また、近くに自社とは関係ない人や採用活動に関係ない人がいると、情報漏洩のリスクがあります。応募者の個人情報が守られるように配慮して、電話面談を実施しましょう。

聞き取りやすい口調で話す

電話面談を実施する際には、電波状況のよい場所で行いましょう。そのうえで、応募者が正確に情報を聞き取れるように、ゆっくり丁寧に話すことをおすすめします。また、会話のスピードだけでなく、はっきりと聞き取りやすい音量を意識することも大切です。

対面と同じように対応する

通話時にだらしない姿勢をとったり別作業を並行して行っていると、声の調子からその様子が応募者に伝わってしまいます。応募者の心象を悪くしないためにも、目の前に応募者がいるつもりで誠実に対応しましょう。

面談の最後まで応募者との丁寧なコミュニケーションを心がけることで、互いに充実した時間を過ごせます。

まとめ

電話面談は、対面での面談が難しい場合に活用できる有効な手段です。対面での面談ともオンラインでのコミュニケーションとも異なるため、電話ならではの特徴をしっかりと理解しておきましょう。

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